リーダーシップ・組織 [ダイヤモンド・オンライン] 2012年04月18日

営業ツールにも使える
初心者も万全プレゼン成功テク【第3回】相手のことを考え、相手を知ること

「初心者にもすばらしいプレゼンができる!」を合言葉に、どうすれば人の関心を引く話し方ができるようになるのか、プレゼン歴20年以上の著者がプロセスを追って基礎の基礎から解説。今回は聞き手に伝わる資料づくりと、事前に聞き手のことを知る重要性についてお話しします。

準備編5
配布資料は読み手の保存性の
便宜を考えて作成する

 セミナーや研修、プレゼンテーションには、参加者に配布する資料をできるだけ使い勝手のよいものにする必要があります。

 まず、表紙には講演テーマやタイトルを記載するとともに、後日、参加者が記録して管理しやすいように、日時、場所、講師名などを明記しておきます。

 また、できるだけ目次を作成して、全体の構成が一目瞭然にわかるようにしましょう。各ページには必ずページ番号を入れてください。通常は下側の中央や右寄りにページ番号が記されている場合が多いようですが、わかりやすい場所であれば特段気にする必要はないでしょう(ちなみに私の資料は、必ず右上にページ番号があります)。資料が複数に渡ったり、バインダーなどで左側をパンチする場合には、資料作成の段階から右寄りに原稿を書くなどの気遣いが必要になります。

 一つの資料を複数で共同作成する場合には、必ず事前に資料作成に関するルールづくりをしておきましょう。「フォント」「級数(字の大きさ)」「各種記号使用の約束ごと」「縦書き・横書き」などです。ルールがバラバラだと非常に使い勝手の悪い資料ができあがってしまいます。

 自社で作成した以外のデータや写真などを使用する場合には事前に使用許可を得るほか、必ず巻末などに出典、引用元を忘れずに記載しましょう。

 こうして完成した資料・レジュメは事前リハーサルの際に実際に使用してみてください。実際に聞き手のつもりで自分の作った資料を使ってみると、文字抜き箇所(第2回参照)が多すぎたり、用紙が薄くて何回もページをめくっていたら資料が破れてしまったり、縦置き資料の中に突然横置き資料が登場したり……と問題点がわかるはずです。

 講演内容を耳で聞いただけで長期間記憶している聞き手は皆無に近いものですが、資料は長期間に渡って記録として残せます。プレゼンテーション効果向上のためにも、資料の使い勝手に関するリハーサルにも注力する必要があります。


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