営業強化 2014年09月19日

Excel による案件管理は限界?

 Excel など表計算ソフトによる管理で、目標予算の達成や効率化は思ったとおりに
実現できているでしょうか?表計算ソフトはCRMのために作られたソフトではありません。

営業活動の中で、案件の進捗を管理するためにExcelなどの表計算ソフトを使っている企業は多いでしょう。しかし、表計算ソフトによる管理で、目標予算の達成や効率化は思ったとおりに実現できているでしょうか。一時的に数字はまとまるものの、入力が煩雑だったり、滞ったり、集計のための残業で営業活動に支障が出たりなど、営業チームにとって逆にやっかいな存在になっているのではないでしょうか。

こうした営業活動における情報の管理・共有においては、汎用的な表計算ソフトではなく、顧客情報の管理や案件の管理専用に作られ、より高い価値を生み出すことができるCRM(Customer Relationship Management)を使うのがベターです。ここでは、その中でも「案件管理」に焦点をあてて解説します。

CRMが提供するもの

 企業の成長を目指すには営業活動の強化は欠かせません。成長のためには「新規顧客を獲得すること」と「既存顧客内でのシェアを拡大すること」の両方が必要であり、それぞれにバランスの取れた施策が必要です。そのためには既存顧客、見込み客を含めた顧客の管理と、売上につながるまでのプロセスを効率化する必要があります。こうした目的に対応するシステムが、顧客管理(CRM)です。CRMによって、以下の情報を効率良く管理し、適切な営業活動につなげることができます。

図1:CRM が管理する情報と価値


案件管理とはそもそもどういうものか

 見込み客や顧客の情報から、個々の案件の情報、顧客からの問い合わせや対応についての情報まで、営業活動に関するあらゆる情報を管理して社内で共有し、さまざまな切り口で可視化するのがCRMです。これらが組み合わさって、営業活動の強化や高度化を可能にします。この中で重要な要素の一つが「案件管理」です。

案件管理の主な管理項目は以下です。これらの項目を随時更新し、営業チームの目標を達成するために注力すべき案件を判断します。受注までの期間を短縮する活動や競合対策、追加の提案活動を行うなど、最新の情報を基にした打ち手の選択は、大きな案件を追ううえで必ず行わなければならない営業活動の基本です。

 ● 顧客情報:年間投資予算、自社とのこれまでの取り引き、今期のポテンシャル
 ● 案件の概要:顧客の課題、解決策、パートナー
 ● 商品、金額:商品数、納期、金額、利益
 ● 進捗、ターゲット日:進捗段階(フェーズ)、受注目標日
 ● キーマン:顧客担当者、決定者、エンドユーザー
 ● 社内の協力者:上司、エンジニア、管理部門

案件管理では、案件にまつわるさまざまな情報を集約し、常に最新の状態に保つようにします。それによって、進捗状況を適切に管理して精度の高い売り上げ予測を立てたり、失注リスクを事前に把握しチームで対策を講じて成約率を高める、といったことが可能となります。

案件の進捗を知るために上で、もう一つ重要な観点があります。それは「活動管理」です。それぞれの案件の段階(フェーズ)を把握することはもちろんですが、その案件に対して誰がどのような活動を行ったのか、またそのとき顧客に提示した内容や顧客の反応はどうだったかといった「活動」に関する管理が重要になります。活動管理は、担当者自身が感じている手応えとは別の観点から進捗を判断する材料となり、より客観的な経過分析を可能にします。客観的な経過分析は、精度の高い受注見込みやリスク把握を可能にするもので、営業活動の高度化において不可欠なものと言えます。

ここで注意しなければならないことは、案件は、一顧客に複数存在することが一般的で、案件ごとに活動管理が必要になるということです。Excelのような表計算ソフトでは一案件ごとの管理はできるかもしれませんが、リスト形式の管理のため、各案件・活動の関連性がわかりにくく、顧客という視点での管理には限界があります。

図2:案件は一顧客でも複数存在。案件ごとに活動管理も複数発生

 

一般的に、案件の進捗管理によって個々の案件の可視化ができ、結果的に売り上げ見込みの精度が向上すると言われていますが、具体的な効果を出すためにはどのように進捗管理をすればよいのでしょうか。


この記事を印刷する
このエントリーをはてなブックマークに追加

営業強化 一覧ページへ

媒体最新記事一覧
PAGE TOP